ثبت نام در جلسه

برای اهداف ارتباطات عمومی و جلسات استماع عمومی که توسط هیئت مدیره برگزار می‌شود، دستورالعمل‌های زیر اعمال می‌شود:

1. هر شخصی می‌تواند در (الف) بخش ارتباطات عمومی هر جلسه هیئت مدیره یا کمیته مرکزی بهداشت که از قبل تعیین شده است یا (ب) هر جلسه استماع عمومی که توسط هیئت مدیره مرکزی بهداشت برگزار می‌شود، صحبت کند.
2. قبل از صحبت، فرد باید یک برگه ورود به جلسه را که شامل نام، آدرس و گروه نماینده او (در صورت لزوم) است، تکمیل کند. همچنین اگر موضوع یا مطلبی که قصد صحبت در مورد آن را دارد به موردی در دستور جلسه مربوط نباشد، باید شرح مختصری از آن ارائه دهد. در صورت تمایل، فرد می‌تواند شماره تلفن و آدرس ایمیل خود را نیز ارائه دهد.
3. رئیس جلسه افراد را به ترتیبی که در برگه ورود به جلسه ذکر شده است، برای صحبت فرا خواهد خواند.
4. هر فرد حداکثر سه (3) دقیقه فرصت دارد, مگر اینکه گوینده به ترجمه یا سایر امکانات رفاهی نیاز داشته باشد.
5. هر فرد می‌تواند فقط یک بار در طول هر جلسه عمومی یا جلسه استماع عمومی خاص، در هیئت مدیره سخنرانی کند.
6. هیچ فردی نمی‌تواند سه دقیقه یا بخشی از آن را به فرد دیگری که مایل به صحبت است «اهدا» کند.
7. اگر فردی پس از اطلاع‌رسانی عمومی یا پایان جلسه‌ی استماع عمومی، ثبت‌نام کند، حق صحبت کردن ندارد. جلسات استماع عمومی پس از صحبت آخرین فردی که ثبت‌نام کرده است، پایان می‌یابد.
8. بسته به تعداد افرادی که مایل به صحبت هستند، رئیس جلسه می‌تواند بنا به صلاحدید خود، دستورالعمل‌های رویه‌ای اضافی را در مورد زمان و/یا نحوه ارائه سخنرانان اعمال کند تا از برگزاری کارآمد و منظم جلسه اطمینان حاصل شود.

با توجه به الزامات قانون جلسات علنی، هیئت مدیره از بحث در مورد هر موضوعی که در دستور جلسه گنجانده نشده یا به عنوان یک موضوع مورد بحث اعلام نشده است، منع شده است. به همین دلیل، ارتباطات عمومی معمولاً یک وسیله ارتباطی یک طرفه است.