Nâng cao hiệu quả và hiệu suất của cuộc họp hội đồng quản trị
Kính gửi các thành viên Hội đồng quản trị
Chúng tôi đã có một số cuộc thảo luận hiệu quả tại các cuộc họp gần đây về các phương pháp cải thiện hiệu suất và hiệu suất của các cuộc họp Hội đồng Quản trị. Như đã thấy rõ trong cuộc thảo luận tại buổi họp mặt thứ Bảy tuần trước, Hội đồng Quản trị có nhiều vấn đề tài chính, chiến lược, chính sách và cộng đồng đầy thách thức (và thú vị) cần giải quyết trong năm nay, hợp tác với Tiến sĩ Lee và nhóm Central Health của chúng tôi. Tất cả chúng ta sẽ cần hợp tác và làm việc cùng nhau để hoàn thành công việc này (và mạnh dạn tiến lên...)
Với tư cách là Chủ tịch Hội đồng Quản trị, tôi cam kết sẽ sắp xếp và điều hành các cuộc họp để Hội đồng Quản trị tham gia kịp thời vào các vấn đề này. Như chúng ta đã thảo luận tuần trước, tôi đã thực hiện những cải tiến sau đây đối với quy trình lập chương trình nghị sự cho các cuộc họp của Hội đồng Quản trị:.
1) Tiếp tục quá trình lập chương trình nghị sự của Hội đồng quản trị: Chúng tôi đang tiếp tục các quy trình đã được thiết lập để xác định các mục trong chương trình nghị sự sắp tới trong các cuộc họp của Ủy ban điều hành cũng như làm việc với Perla và Briana để thiết lập mục trong chương trình nghị sựS. Cả hai đều là những đối tác tuyệt vời trong việc quản lý khối lượng công việc họp Hội đồng quản trị.
2) Trình bày chương trình nghị sự ngắn gọn: Đơn giản hóa các nội dung của Hội đồng Quản trị bằng cách cung cấp thông tin chi tiết trong các tài liệu nền; giới hạn thời gian trình bày trong vòng 10 hoặc 15 phút; và dành thời gian còn lại trong chương trình nghị sự để Hội đồng Quản trị thảo luận với Tổng Giám đốc Điều hành và nhân viên (và các cố vấn, luật sư, v.v. - tùy theo nội dung cụ thể). Chúng tôi đã chứng kiến phương pháp này hiệu quả, ngay từ cuộc họp Hội đồng Quản trị gần đây nhất. Phương pháp này giúp tiết kiệm thời gian của nhân viên, cho phép chúng tôi tập trung vào thảo luận thay vì lặp lại thông tin mà tất cả chúng tôi đều có thể đọc được. Phương pháp này sẽ yêu cầu chia sẻ tài liệu với thời gian chuẩn bị để xem xét, cũng như thời gian của các thành viên Hội đồng Quản trị, lý tưởng nhất là xem xét tài liệu trước các cuộc họp.
2) Bản cập nhật thường xuyên của CEO: Bao gồm cập nhật của CEO vào chương trình nghị sự hàng tháng kèm theo báo cáo bằng văn bản dự phòng, bài thuyết trình dài 10 đến 15 phút và 10 đến 15 phút cho thảo luận/đặt câu hỏi. Nội dung chương trình nghị sự được thiết kế để cập nhật, không phải là nội dung chương trình nghị sự để đề cập đến các vấn đề chính. Sẽ có những vấn đề cần Hội đồng Quản trị thảo luận sâu hơn với Tiến sĩ Lee và nhóm của ông - chúng tôi sẽ lên lịch các nội dung chương trình nghị sự riêng lẻ với thời gian cần thiết để thảo luận. Cách tiếp cận này sẽ giúp Tiến sĩ Lee đảm bảo ông có thời gian để cập nhật kịp thời cho chúng tôi về các vấn đề chính và cải thiện giao tiếp với Hội đồng Quản trị.
3) Các mục trong chương trình nghị sự có thời gian: Cung cấp cho các thành viên Hội đồng Quản trị thời gian dự kiến cho từng nội dung chương trình nghị sự vào đầu mỗi cuộc họp. Tất cả chúng ta có thể sử dụng thông tin này để nắm bắt diễn biến cuộc họp Hội đồng Quản trị và lên kế hoạch cho các ý kiến đóng góp trong khoảng thời gian đó.
4). Giao tiếp giữa các thành viên trong Ban quản trị: Sử dụng Bảng Tin để các thành viên Hội đồng chia sẻ thông tin và thảo luận các vấn đề với toàn thể Hội đồng giữa các cuộc họp. Tôi đang làm việc với Briana để lên lịch đào tạo về cách sử dụng Bảng Tin. Tất nhiên, Bảng Tin là một công cụ tự nguyện, nhưng có thể là một công cụ rất hữu ích để trao đổi thông tin với nhau.
Cảm ơn mọi người đã dành thời gian và tâm huyết cho Central Health. Nếu có bất kỳ thắc mắc hay góp ý nào, vui lòng liên hệ trực tiếp với tôi. Như mọi thứ khác - cuộc sống luôn vận hành và chúng ta sẽ luôn sẵn sàng giúp đỡ lẫn nhau nếu có bất trắc xảy ra!
Cảm ơn bạn vì tất cả những gì bạn đã làm.
Ann Kitchen