تحسين كفاءة اجتماعات مجلس الإدارة وفعاليتها
أعضاء مجلس الإدارة الأعزاء
لقد أجرينا بعض المناقشات المثمرة في الاجتماعات الأخيرة حول أساليب تحسين كفاءة وفعالية اجتماعات مجلس الإدارة. وكما كان واضحًا من مناقشاتنا في معتكف السبت الماضي، فإن مجلس الإدارة لديه العديد من المسائل المالية والاستراتيجية والاستراتيجية والسياساتية والمجتمعية الصعبة (والمثيرة) التي يجب معالجتها هذا العام بالشراكة مع الدكتور لي وفريق الصحة المركزية لدينا. سنحتاج جميعًا إلى التعاون والعمل معًا لإنجاز هذا العمل (والمضي قدمًا بجرأة..!)
وبصفتي رئيس مجلس الإدارة، فإنني ملتزم بإعداد الاجتماعات وإدارتها لإشراك المجلس في الوقت المناسب في هذه المسائل. وكما ناقشنا في الأسبوع الماضي، قمتُ بإدخال التحسينات التالية على عملية وضع جدول أعمال اجتماعات مجلس المديرين:.
1) مواصلة عملية جدول أعمال المجلس: نحن مستمرون في العمليات المعمول بها لتحديد بنود جدول الأعمال القادمة خلال اجتماعات اللجنة التنفيذية بالإضافة إلى العمل مع بيرلا وبريانا لتحديد بنود جدول الأعمالs. لقد كانا شريكين رائعين حقًا في إدارة عبء عمل اجتماعات مجلس الإدارة.
2) عروض جدول أعمال أقصر: تبسيط بنود مجلس الإدارة من خلال تقديم التفاصيل في وثائق الخلفية؛ وإبقاء العروض التقديمية في حدود 10 أو 15 دقيقة؛ وحجز ما تبقى من وقت جدول الأعمال لمناقشة المجلس مع الرئيس التنفيذي والموظفين (والاستشاريين والمستشارين والمستشارين القانونيين وما إلى ذلك - حسب ما يتناسب مع بند جدول الأعمال). لقد شهدنا نجاح هذا النهج، كما في اجتماع مجلس الإدارة الأخير. هذا النهج يوفر وقت الموظفين، ويسمح لنا بالتركيز على المناقشة بدلاً من تكرار المعلومات التي يمكننا جميعاً قراءتها. سيتطلب هذا النهج مشاركة المواد مع إتاحة وقت كافٍ للمراجعة، بالإضافة إلى وقت أعضاء مجلس الإدارة لمراجعة المواد قبل الاجتماعات.
2) تحديثات الرئيس التنفيذي المكتوبة العادية: إدراج تحديثات الرئيس التنفيذي في جدول الأعمال الشهري مع تقرير مكتوب في نسخة احتياطية، وعرض تقديمي مدته 10 إلى 15 دقيقة، و10 إلى 15 دقيقة للمناقشة/الأسئلة. الغرض من هذا البند في جدول الأعمال هو أن يكون بمثابة تحديث، وليس بند جدول الأعمال لتغطية البنود الرئيسية. ستكون هناك بنود تتطلب المزيد من المناقشات المتعمقة مع الدكتور لي وفريقه - والتي سنقوم بتقويمها كبنود فردية في جدول الأعمال مع تخصيص الوقت اللازم لتغطيتها. سيساعد هذا النهج الدكتور لي على ضمان حصوله على الوقت الكافي لإطلاعنا على آخر المستجدات في الوقت المناسب بشأن المسائل الرئيسية وتحسين التواصل مع المجلس.
3) بنود جدول الأعمال الموقوتة: تزويد أعضاء مجلس الإدارة بالأوقات التقديرية لكل بند من بنود جدول الأعمال في بداية كل اجتماع. يمكننا جميعًا استخدام هذه المعلومات لفهم كيفية سير اجتماع المجلس والتخطيط لتعليقاتنا ضمن هذا الإطار الزمني. .
4). التواصل عبر الرسائل بين أعضاء مجلس الإدارة: استخدام لوحة الرسائل لتمكين أعضاء مجلس الإدارة من مشاركة المعلومات ومناقشة البنود مع المجلس بالكامل بين اجتماعات المجلس. أنا أعمل مع بريانا لتحديد مواعيد الدورات التدريبية على استخدام لوحة الرسائل. لوحة الرسائل تطوعية بالطبع، ولكن يمكن أن تكون أداة مفيدة للغاية للتحدث مع بعضنا البعض.
أشكركم جميعًا على الوقت والشغف الذي تجلبونه لصحة سنترال هيلث. يرجى التواصل معي مباشرة إذا كانت لديكم أي أفكار أو أسئلة. كما هو الحال مع كل شيء - الحياة تحدث وسنمنح بعضنا البعض مهلة إذا طرأت أمور غير متوقعة!
شكراً لك على كل ما تقوم به.
آن كيتشن